해외 지사(프로젝트 사무소) 업무에 TW ERP를 도입 사용하는 경우, 시스템 적인 것을 제외한 기타 업무 내역을 정리합니다.

ERP 적용을 위한 사전구성

조직 구성

결재 권한 및 회계 통제를 위한 구성이 필요하다.

현제 생성된 조직 구성은 다음과 같다.

ERP_PM : 모든 회계 및 프로젝트 활동에 대한 결재 권한
PSO : 회계 담당자 - 접근 권한, 통장, 급여, 비용에 대한 검사
PWO : 워킹 그룹으로, 실질적인 프로젝트를 담당하는 것

조직 구성별 역할

공통

ERP에 대한 이해 - 회계 프로세스, ERP Bank 이해, 조직(결재 및 검사 권한)
각자 맡은 역할에 대한 이해
ERP 시스템 활용 법 - 로그인, 메뉴 항목, 기안문
현지 회계, 세무법 기초 - 부가세 처리, 법적 비용 이해

ERP_PM

시스템 관리 - 급여, 출근부, 기안문, 결재 추적
회계 업무 - 승인 후 조회, 프로젝트 조회(sub-ledger), 지사 총괄 사항(Ledger), 은행계좌와 ERP 은행계좌 차이
프로젝트 관리 - 프로젝트 스케쥴, 상품, 서비스 모듈 활용법
인사 - 사번 부여(email) 및 프로젝트별 회계코드(Sub-legher) 할당

PSO - 회계담당자(AM, Account Manager)

비용전표 (ER, Expense Report) 처리 전체 과정
비용전표 (ER, Expense Report) 검사, 사항, 수정 보완 요청
비용전표 결재 의뢰(Validation) 및 실제 비용 지급 관리
회계처리 (Accouting) - COA(Chart of Accounts) 이해, 경리 월보의 회계항목, 본사 매출 처리
회계처리 (Accouting) - 부가세와 세금 및 세금외 부금 이해와 처리
회계처리 (Accouting) - 영수처리(ER: Expense Report), 지급처리(Billing, Payment)
인사 (HR) - 급여처리, 근태처리(현지법), 회사(법인) 세금 신고 및 처리, 매월 인사 변동 처리

PWO - Project Members

근태 처리 - 근무 시간 기록 (급여 산출용)
비용전표 (ER, Expense Report) 작성법
기본 부가세 이해
지급처리 요청 항목과 내용 - 첨부 증빙 사항

ERP 업무

현원 관리

회계상 모든 비용 근거는 법에 따라 구성원(사람) 기준으로 부과되고 처리된다. 보조원장(sub-ledger)나 회사 회계코드와 함께, 구성원의 이름(ID)기준으로 집계를 한다.

공통 비용 처리

사무실 임대료나 공통 비용 등은 일관되게 부과한다. 단, 사용자가 명확한 개별 사용내역은 공통 비용으로 처리하지 않는다.

1) 멤버 구성에서 프로젝트 대표 명칭이 있으면, 해당 명칭을 이용한다.- 예 KHH_Power
2) 대표인 PM이나 AM에게 부과한다.

매월 현원 관리

급여일이나, 매월 1일에 현원을 확인한다.

ERP member에서 ERP 사용일(End date) 관리한다.

ERP ID 의미

현지 채용 근무 인원의 경우, 별도의 사번이 없다. 따라서, 회사 email ID를 부여 받은 자만이 ERP ID를 부여 받을 수 있다.

근태

근태 의미

출 퇴근, 야간/휴일 근무 시간 기록 - 급여처리를 위한 기초 자료이다.

근태 기록

근무 일 및 근무 시간은 ERP에서 관리 가능하나, 현지 사정에 따라 개별적으로 관리할 수 있다.

급여처리

근태 기록에 따라 급여를 지급한다.

휴가 처리

법정 휴가 및 기타 휴가 내역을 관리한다.

비용 및 지급요청

법인(회사, 지사)

지급청구(고객 Invoice)

고객에게 지급 청구 하는 것이다. 지급 시점 및 사전 예고(계약에 따름) 관리

협력사 지급 요청 (협력사 Invoice)

협력사에서 요청하는 지급 사항에 대해서 처리한다. 협력사 Invoice에 따라서 대금을 지급한다.

자연인과 법인

멤버 비용 청구 및 지급요청

멤버 비용 청구 - 비용전표 (ER, Expense Report) 기준으로 프로젝트 멤버에게 지급한다.
멤버 현금 비용 청구 - 제한적으로 현금 사용 항목에 대한 지급을 영수증 없이 지급한다.

* 현금 비용 이라함은 영수증과 같은 증빙이 없는 경우를 말한다.

ERP 업무 활동

ERP업무를 위해서 다음과 같은 과정을 염두에 두어야 한다.

현원 관리

매월 실시, 인원 변동에 대한 내용 확인

비용 전표 확인(Varification)

비용전표(ER, Expense Report)기준으로 매출 및 부가세와 세금이 결정되므로, 초기 정보 오류 제거 필수

회계 계정 이해

CoA를 잘못 사용하는 오류 없어야 함

회계 승인 과정 추적

결재, 반송 작업 및 권한 이해

어느 단계 인지 event list를 보고 구분 필요 및 대처

ERP 활용

정확한 회계자료 확보

정확한 회계자료를 기준으로 비용 통제를 하고 본사에 가지급 요청을 한다.

다수 프로젝트에서 발생하는 지사 업무 효율화

개별적으로 발생하는 회계 사항을 종합적으로 파악하고 대처한다.

본사와 업무협력

자금 흐름 및 운영 내용을 본사와 밀접하게 공유한다.