Admin관련

Admin 관련 사항입니다.

문서 설명

1. AM, PM role - PM이 프로젝트 회계관리에 대한 내용입니다.
2. AM role - 회계담당자가 처리해야 할 업무에 대한 설명입니다.
3. Admin 관련 - 시스템 담당자가 처리해야할 업무입니다.

회계관련해서 검사 부분까지는 회계담당자(AM)이 처리하는 부분입니다. PM과 Admin은 프로젝트 회계관리 부분은 동일한 권한을 가지고 있습니다. Admin은 PM의 프로젝트 관리외에 ERP 시스템에 관련된 사항을(메뉴, 언어, 단위 등) 설정하는 기능이 추가된 것입니다.

시스템 설정 관련

ERP 시스템 자체에 대한 내용입니다.

일부 내용은 보안 때문에 개별 파일로만 전달됩니다.

디렉토리 구조

exposed: documents /var/www/documents

exposed: html /var/www/html/custom (portainer 설정에서도 확인 할 것)

언어팩 관련

업그레이드를 한 이후에는 TW ERP에 맞게 언어 팩을 수정해 주어야 한다. (일부 파일 교체)

• 수정 원본 파일 위치: /var/www/html/custom/bug_fix (tw subfolder)

• 웹서버 디렉토리: /var/www/htdocs/langs/ko_KR (/zh_TW)

/var/www/htdocs/langs/ko_KR# cp ../../custom//bug_fix/*.* ./ - 한글 언어팩 수정
/var/www/htdocs/langs/zh_TW# cp ../../custom/bug_fix/tw/*.* ./ - 대만 언어팩 수정

비즈니스 로직관련

업무 로직 관련 사항입니다.

신규 사이트 등록관련

ERP에는 Multicompany 모듈이 설치되어 있다. 따라서, 추가적인 국가 혹은 별도의 조직을 생성하여 사용할 수 있다.

Multi-company 모듈을 사용한다고 하더라도, 기본적으로 설정이 다른 것에 추가되는 것이므로, 기본 업무 로직 설정이 중요하다.

Company 구성

다국적 국가의 조직을 구성할 경우이다. 혹은 추가 조직을 구성하는 경우에 화폐가 다른 경우 설정하는 방법이다.

다국적 국가 조직 구성에서 주의해야할 점은 현지화(Currency) 설정이다.

• 주의 사항

1. 일단 기본 설정을 한다. (현재는 TWD로 되어 있음)
2. Dictionary에서 해당 국가 화폐(Currency)를 설정한다.

• 기타 설정(Dictionary) 부분

• 해당 화패 선택

• Multi-Company에서 확인 (아직 TWD로 되어 있음)

• KRW(한국 원)으로 수정

• Multi-Company 구성에서 한국 원(\, KRW)으로 수정되어 있음

처음 ERP 구성

처음 ERP를 구성하는 방버은 다음과 같다.

1. 조직도 구성하기, 인원과 조직을 구성한다. - Tag/Category 만들기
2. 조직별, 인원별 회계 코드를 결정한다.
3. 조직별 권한을 결정한다. - 회계 권한 작성 / 검사(회계) / 승인(PM)
4. 개별적 접속해서 개인정보 검사 및 업데이트를 진행한다.
5. 회계 기준 마련: CoA설정 (default: UK_base)
6. 회계 설정 - 기본 값 설정 (CoA에서 처리 안되는 경우, default로 설정하는 계정 설정)
7. Journal 설정
8. Bank 설정

Users & Groups

사용자와 그룹을 설정한다.

• Group 설정 - 퍼미션 설정

회계에서 작성, 검사, 승인을 설정하는 그룹을 만들고, 퍼미션을 설정한다.

참고: 현재 그룹 설정

- PWO: Project Working Organization, 작성 그룹
- PSO: Project Support Organization, 회계 그룹
- PM_ERP: 승인 그룹이다.

각 그룹의 퍼미션

• PWO

다른 사용자 검색 부분, 본인의 정보 수정을 허용하고, 기타 필요한 권한을 허용한다.

비용전표(Expense Report)에서 본인과 본인 조직의 것을 읽고, 작성하는 권한을 부여한다.

• PSO

필요시, 인원관리 부분도 허용한다. 하지만, 익숙하지 않은 경우, 조직도 수정 오류가 있으므로, 해당 권한 부여에 주의한다.

프로젝트 현황 및 다른 프로젝트 비용 청구를 위해서는 모든 프로젝트에 접근해서 확인 할 수 있도록 허용한다.

프로젝트 접근 권한 허용 (타 프로젝트도 조회할 수 있는 경우)

비용전표(Expense Report)를 처리 할 수 있게 권한을 부여한다. 아래 권한은 본인의 비용전표만 보이도록 한 경우이다.

필요한 경우, Read all expense reports(...not subordinates)를 허용하는 경우에는 다른 프로젝트의 비용전표도 조회가능하다.

급여의 경우, 다른 프로젝트에서 조회가 안되는 것을 기본으로 하는데, bank 부분과 권한 충돌이 있다.

Billing 메뉴에서 회계담당자가 속해 있는 담당자만 확인이 가능하게 설정하더라도, bank와 총계정원장(Ledger, jornals)에서 급여 부분은 확인이 가능하다. 이것을 제한하고자 하면, bank access 부분과 총계정원장 접근에 대한 제한을 고려해야 한다. 현재는 salary에서 회계담당자가 속해있는 프로젝트만 조회 및 입력이 가능하도록 되어 있다.

• PM_ERP

사용자의 비밀번호도 변경할 수 있는 권한을 부여한다.

타인의 비밀번호도 수정할 수 있는 권한 부여, 단 생성은 관리를 위해서 administrator만 가능하게 되어 있다.

비용 전표의 경우, 모든 권한을 허용해 놓았고, 회계담당자와 조직 구성에서 수직구조가 되지 않는 경우 (1명의 회계담당자가 여러 프로젝트를 관리하는 경우) PM이 본인의 프로젝트에 비용전표에 접근하기 어려운 경우가 있어서 모든 전표를 읽을 수 있게 설정하기도 한다. (회계담당자가 해당 프로젝트에 속해 있지 않아, 회계 담당자 작성 내용이 보이지 않는 경우 있음)

급여의 경우, 모든 내용을 다 볼 수 있게 설정한다.

Accounting 설정

Administrator 만 설정이 가능하다.

설정사항은 account 메뉴에서 기록한다.

• Accounting Jornals - 분개장(기록장) 설정하기, 프로젝트당 2개 (BQ, ER)

은행 기록장과 비용 기록장 2개를 설정한다. 주로 사용하는 것은 비용 분개장(기록장, ER)이다.

• Chart of accounts model - 회계 모델 종류 (원래는 여러개가 있는데, 현재 것에서는 사용하는 것만 남겨 놓음)

• Chart of accounts - 선택, 사용 중인 CoA 모델

사용 중인 계정(Account) 모델이고, 필요에 따라 추가 삭제하여 사용할 수 있다.

필요없는 것을 삭제 안하고 그대로 두는 이유- ERP는 본사에서 회계 정보를 확인하기 위하여 사용하기도 하지만, 현지 국가(대만)의 세무신고로도 사용된다. 따라서, 현지 필요에 따라 계정을 추가 혹은 사용해야하는 경우가 있기 때문에, 임의로 삭제하지 않고, 추가 생성의 경우에도 6개 항목 범주에서 설정하여 사용한다. 특히 ENG-BASE의 그룹(범주) CAPIT, IMMO, THIRDPARTY, STOC, FINN, EXPENSE, INCOME에서 검토 후에 해당 (어카운트) 코드를 추가하도록 한다.

• Chart of individual accounts - 멤버(사용자)의 프로젝트 회계 코드 할당 상태

총계정원장에 기록의 경우, 여러 프로젝트들이 섞여 있기 때문에 이를 구분할 필요가 있다. 이러한 구분을 위해서 각 멤버들을 등록할 때, 회계 계정을 설정하게 되어 있는데, 이를 조회하는 화면이다.

• Default accounts - 기본 계정

아직 장부상 기록되지 않은 내용, 계정이 할당되지 않은 것에 대한 기본 기록으로, 처리의 경우 해당 내용을 사용하게 된다.

특히 고객의 경우 411, 공급업체에 대해서는 322, 비용보고서의 사용자(멤버)의 비용은 우선 421로 구분한다. 그룹으로 나누어 보면 편리하다. 고객과 협력사 그리고 내부의 비용 혹은 자금으로 구분하는 것으로 볼 수 있다.\

기타 VAT에 대한 설정은 부가가치세 계정과 중복이다. (둘 중에 1개에만 설정하면 됨)

• Bank accounts - Banks|Cash 메뉴와 동일함

• VAT accounts - 부가세 설정

부가세는 판매 부가세가 있고, 구매 부가세가 있다. 구매 부가세의 경우 환급이 되므로 이를 관리하게 된다. 판매 부가세의 경우, 세무서에서 해당 부가세를 발급한 경우가 있는지 확인하는 경우가 있고, 대만의 경우, 환급이 되므로, 판매사에 부가세를 별도 신고로 부담하게 하는 경우가 종종 있다.

• Tax accounts - 세금 처리 계정

세금의 처리의 경우, 집계 주체에 따라서 구분이 되어야 한다. 예를 들어, 급여에 대한 세금은 본사에서는 비용으로 집계가 되지만, 대만법에서는 비용으로 허용이 되지 않아서, 비용 부분에서 제외 되어야 한다. 수익에서는 제외되어 합산 되는 경우.

이러한 차이로 인하여, 별도로 구분되어 처리되어야 한다. 현지 회계법인을 사용하고 있으므로, 부가세를 제외한 세금처리는 별도로 하지 않고, 비용전표에서 처리한다. 하지만, 해당 내용에 대한 구분을 위한 계정은 할당되어 있다.

• Expense report accounts

비용전표에서 사용하는 계정의 별칭을 두는 것이다. 예를 들어 6261은 통신료라는 이름으로 조회 가능하다. 회계 담당자는 적당한 것이 없는 경우, 번호로 추가 혹은 수정 가능하다.

• 참고 - 일반 회계 기능에 대한 설정

은행계좌 거래 직접 기록 해제의 경우, 은행 계좌를 자동으로 읽어 오는 기능을 활성화 할 경우, 은행계좌 직접기록을 막아 놓는다.

회계 계정 표준화를 위한 자리 수 설정 6자리 사용시 나머지 "00" 붙여서 사용하기

기타 회계상 필요에 따라 설정 적용하여 사용할 수 있다.

신규 멤버 추가의 예

신규 멤버를 추가하는 것과 관련된 내용입니다.

신규 멤버 추가하기

• 준비 사항

1. 사용자 이름, 영문, 현지어
2. e-mail 주소: 암호 잊어버릴 경우 자동사용
3. 관련 프로젝트 이름(회계코드)

• 중요 규칙

1. 사용자 ID는 회사 email ID를 사용한다. 예를 들어 HONGGILDOG@ls-electric.com의 경우, HONGGILDONG이 ID가 되어야 함
2. 사용자 ID를 임의로 생성하는 것은 금지하며, (필요시 임시생성 OK) 회사 email 부여 받고 사용한다. (현채인의 사번은 email 주소임)
3. 사용자 이름은 성: 영문성 현지이름, 이름 부분 영어이름 으로 구성 할 것 (검색시 확용)
4. 프로젝트 회계 코드 반드시 넣을 것 (준비사항 동일)
5. 작업 그룹 : 일반 사용자는 PWO 사용 할 것 (PSO는 권한이 많아서 주의)

• 신규 멤버 등록 절차

요약설명

- 신규 멤버 생성: 이름(규칙 주의), email (회사), ERP ID
- PJT 회계코드, 실제 사용 email 입력 
  (생성 클릭 후) 
- 신규 생성 후, working group 할당 (권한 부여)

1. 신규 멤버 생성

Home에서 new 생성

회사에 부여받은 email ID = ERP ID

현채인 사번은 email ID임

2. PJT 회계 코드 부여 (필수)

사용하는 email을 등록 하기 (초기엔 회사메일로 해도 됨) - 비번 잊어 버렸다고 관리자에게 계속 연락 오므로, 실사용 email 등록 권장

PJT 회계 코드

• TYC-TMP : 신호 타오위엔 프로젝트
• SB02 : 신호 유지보수
• KHH-YL : 가오슝 엘로 라인
• KHH-RL-S : 가오슝 레드라인 남부
• KHH-RL-N : 가오슝 레드라인 북부

3. 그룹(PWO) 할당 사용자 그룹을 할당해 준다. 사용자 그룹

1) PM 그룹 - 모든 권한 (승인)
2) PSO 그룹 - 회계 권한 (검토 요청)
3) PWO 그룹 - 사용자 그룹