프로젝트 회계관리

본 문서는 프로젝트 ERP사용에 있어, PM이 관리하는 비용에 대한 조회를 위한 설명입니다.

ERP 사용

ERP를 이용하여 프로젝트를 관리하는 부분입니다.

여러가지 내용이 설명되어 있으므로, 필요한 경우를 목차에서 확인하셔서 사용하시면 됩니다.

처음 화면

로그인을 한 후에 처음 화면은 다음과 같습니다.

PM이 주로 확인해야 하는 것은 3개 메뉴이다.

• 단 메뉴는 화면 아이콘 말고 메뉴상 들어가는 방법도 있으므로 이점 주의

1) 인보이스들 - 고객에게 청구된 금액과 수금여부를 확인할 수 있다.

 기타 활용으로, 본사에 가지지급금 지급 여부도 여기서 확인하게 할 예정이다.

2) BANK ACCOUNT - 회계상 지급 처리 및 잔고 확인이 완료되었는지 여부를 알 수 있다.

3) EXPENSE REPORT - 비용전표의 처리 부분으로 특히 PM 혹은 결재자가 지급 여부를 확인하는 과정이다.

팀원 구성

팀원 구성 메뉴는 홈 > Users&Groups로 들어갑니다.

팀원 구성에서 중요한 점은 회사 회계 설정이 제대로 되어 있는지 확인합니다.

• 팀원의 회계 부분

회원 정보에서 '회계 계정 부분은 분개장(Jounal)에 분리 기록되는 기준이 되므로, 반드시 해당 구분을 사용한다.

예) 타오위엔 임시 프로젝트: TYC_TMP
    SB02 : TNN

• E-mail 구성

이메일은 암호를 잊어 버렸을 때 재발급 받거나, 결재 상황을 통보 받기 위한 것이므로, 실제로 사용하는 메일로 등록해야 한다.

주의사항: 회원 ID는 회사메일의 ID (@앞에 있는 부분)을 사용한다.
특히, 해외 브랜치의 경우, 사번이 발급되지 않고, 회사 email 주소가 사번으로 사용되므로, 이점 주의하여 관리해야 한다.

태그/카테고리 및 조회

태그/카테고리는 사용자 조직을 표시하기 위해 사용한다.

주의 사항은 태그/카테고리는 '회계 계정과 상관 없으며, 권장 사항은 회계 계정과 태그/카테고리를 같은 것을 사용하는 것을 권장한다. 다른 것을 사용해도 문제 없다. 현재는 잦은 변경과 인원 유출입으로 다르게 사용하고 있음.

따라서, User tags/categories area는 단순히, 사용자(user)에 대한 tag임을 기억한다. 다른 account나 bank에서도 tag/categories를 사용하는데 이것은 같이 사용되지 않고, 해당 영역(예를 들어 사용, 은행, 회계 등)에 한정되어 사용된다.

• 활용

조직별 멤버를 조회할 때, 사용할 수 있다.

예) 타오위엔의 타이난 조직 조회

조직도 - Hierachical view

조직도상에서 팀원을 조회할 수 있다.

회계담당자가 PM보다 상위에 위치한 이유

PM의 비용전표 작성을 위해서, 보통 회계담당자가 PM보다 상위에 위치한다. 하위 멤버에 대해서는 회계전표 작성이 가능하게 하기 위해서이다.

그룹과 권한

그룹을 만들고 해당하는 권한 설정이 중요하다.

현재는 단순히 회계처리를 위한 3개의 그룹만이 있다.

Working 그룹 - PWO (Project Working Organization): 전표를 작성할 수 있는 권한 및 문서, 프로젝트 조회
Support 그룹 - PSW (Project Support Organization): 전표를 검사(작성 포함)할 수 있는 권한, 승인 권한은 없다.
PM_ERP 그룹 - 프로젝트 관리 그룹: 전표를 승인하는 위치로 작성, 검사, 승인 모두 가능하다

개별 사용자 내용

개별 사용자를 조회하면, 해당 내용을 확인 할 수 있다.

• 사용자 정보

사용자 정보를 확인하면, 기본 내용과 그룹 역할이 나와 있다.

기본적으로 어떤 프로젝트에 속해 있는지, 역할이 무엇인지(PWO or PSO) 확인 할 수 있다.

상기의 프로젝트 멤버는
사용자 태그/카테고리: SN-TYC-TMP (타오위엔 임시궤도)로 설정되어 있고
사용자 그룹은 : PSO (Project Support Organization) 지원 그룹임을 알 수 있다. 

• 사용자 정보 확인

사용자 정보에서 중요한 것은 3가지 정도이다.

1. ) 퍼미션 - 권한 설정 관련 내용이다. 결재, 검사, 작성, 조회 등의 권한을 설정하는 부분이다. 그룹 권한을 주는 경우, 해당 그룹의 권한을 상속받아서 사용한다.
2. ) HR 및 은행 - 인사 정보와 개인의 은행정보를 저장한다. 특히, 급여 지급 통장 번호 등을 등록하여 사용할 때 사용한다.
3. ) 이벤트/Agenda의 경우 ERP에서 작업하거나 작업해야할 내용이 기록되는 메뉴이다.

• 퍼미션, 권한 설정

권한 설정의 경우, 그룹(PWO, PSO, ERP)에 따른 권한을 상속 받거나, 필요시 임의로 권한을 할당 할 수 있다.

그림은 비용전표 처리가 가능한 PSO 그룹의 권한을 상속받은 상태이다.

• HR 및 은행

프로젝트 구성(회계 게정)을 확인하고, 급여를 포함한 지급내역을 확인 할 수 있다.

또한, 개인의 급여계좌를 등록하여 사용할 수 있다.

급여계좌를 등록하는 이유는 비용지급에서 은행 계좌 내역에서 지급 은행 계좌와 비교를 할 수 있다.

특히, 통장 인출을 개별적으로 따로 하지 않고, ERP에서 지급의뢰를 사용할 수 있다. 직접 통장에서 인출해서 지급하지 않고, ERP시스템과 은행 시스템이 연결되어 지급시점, 지급대상, 지급금액을 ERP시스템에 걸어놓아 해당 은행업무가 가능하게 할 수 있다. 단, 해당 기능은 이미 모듈이 포함되어 있고, 은행에 맞춰 약간의 수정만 하면 사용할 수 있다. 그러나, 대만의 경우 은행 별로 온라인 뱅킹의 제한이 있어서, 이 기능을 사용할 경우, 고려사항이 많이 있다.

비용전표 승인

회계담당자의 비용 전표 검사가 끝나면, 비용 전표 승인을 한다.

AI를 활용한 전표 검증

현재 검토 중인 기능입니다. 추후, 비용전표를 검사 과정에서 자동 검사될 예정입니다.

여러 건을 묶어서 결재요청을 하게 되므로, 세부 내역을 검토하는데 상당한 시간과 노력이 소모 됩니다.

이러한 점을 줄이기 위해서 AI를 활용합니다. 회사의 LS-GPT도 오픈하였으니, 해당 기능을 활용하면 됩니다.

• AI활용 방법

AI에 전표 사항을 복사 붙이기로 넣으면, 주말 사용에 대한 내용을 점검합니다.

나중에 추가될 기능은 이상 사용에 대한 내용을 학습시키고, 이에 대한 검토를 답변하도록 할 예정입니다.

• AI 검토 순서 - 주말 사용 여부 확인

1. 검사할 전표를 연다 - 승인할 전표를 말함

2. 전표에서 검토할 내용을 복사한다. - 첫 번째 row도 복사한다. (컬럼명)

3. LS-GTP에 붙여 넣고 토,일요일 사용에 대해 물어 본다.

• 팁: AI활용 프롬프트

 AI에게 작업을 시킵니다. 팁: 질문을 넣고 줄바꿈은 엑셀 줄바꿈과 동일합니다. [Shift + Enter]

프롬프트: 다음 내역에서 주말 사용이 있는지 알아봐줘. (shift+Enter)
          ~~~ (없어도 됨, 구분하기 위해서 관례적으로 물결무니 3개 사용)
          (Ctrl+V)  전표 사용 내역 붙여 넣기 후 Enter

프로젝트 비용 현황 조회

메뉴 >> Accouting >> 계정별 집계(Account balance) 본인 프로젝트 선택

조회하고 싶은 달 혹은 월에 대해서 사용 내역을 조회할 수 있습니다.

다음 예는 YELLOW 프로젝트의 24년 12월 내역을 조회하는 것입니다.

• 계정별 집계 메뉴 선택하기

• 24년 12월과 YELLOW 프로젝트 선택