ERP 업무

해외 지사(프로젝트 사무소) 업무에 TW ERP를 도입 사용하는 경우, 시스템 적인 것을 제외한 기타 업무 내역을 정리합니다.

ERP 적용을 위한 사전구성

조직 구성

결재 권한 및 회계 통제를 위한 구성이 필요하다.

현제 생성된 조직 구성은 다음과 같다.

1. ERP_PM : 모든 회계 및 프로젝트 활동에 대한 결재 권한
2. PSO : 회계 담당자 - 접근 권한, 통장, 급여, 비용에 대한 검사
3. PWO : 워킹 그룹으로, 실질적인 프로젝트를 담당하는 것

조직 구성별 역할

• 공통

1. ERP에 대한 이해 - 회계 프로세스, ERP Bank 이해, 조직(결재 및 검사 권한)
2. 각자 맡은 역할에 대한 이해
3. ERP 시스템 활용 법 - 로그인, 메뉴 항목, 기안문
4. 현지 회계, 세무법 기초 - 부가세 처리, 법적 비용 이해

• ERP_PM

1. 시스템 관리 - 급여, 출근부, 기안문, 결재 추적
2. 회계 업무 - 승인 후 조회, 프로젝트 조회(sub-ledger), 지사 총괄 사항(Ledger), 은행계좌와 ERP 은행계좌 차이
3. 프로젝트 관리 - 프로젝트 스케쥴, 상품, 서비스 모듈 활용법
4. 인사 - 사번 부여(email) 및 프로젝트별 회계코드(Sub-legher) 할당

• PSO - 회계담당자(AM, Account Manager)

1. 비용전표 (ER, Expense Report) 처리 전체 과정
2. 비용전표 (ER, Expense Report) 검사, 사항, 수정 보완 요청
3. 비용전표 결재 의뢰(Validation) 및 실제 비용 지급 관리
4. 회계처리 (Accouting) - COA(Chart of Accounts) 이해, 경리 월보의 회계항목, 본사 매출 처리
5. 회계처리 (Accouting) - 부가세와 세금 및 세금외 부금 이해와 처리
6. 회계처리 (Accouting) - 영수처리(ER: Expense Report), 지급처리(Billing, Payment)
7. 인사 (HR) - 급여처리, 근태처리(현지법), 회사(법인) 세금 신고 및 처리, 매월 인사 변동 처리

• PWO - Project Members

1. 근태 처리 - 근무 시간 기록 (급여 산출용)
2. 비용전표 (ER, Expense Report) 작성법
3. 기본 부가세 이해
4. 지급처리 요청 항목과 내용 - 첨부 증빙 사항

ERP 업무

현원 관리

회계상 모든 비용 근거는 법에 따라 구성원(사람) 기준으로 부과되고 처리된다. 보조원장(sub-ledger)나 회사 회계코드와 함께, 구성원의 이름(ID)기준으로 집계를 한다.

• 공통 비용 처리

사무실 임대료나 공통 비용 등은 일관되게 부과한다. 단, 사용자가 명확한 개별 사용내역은 공통 비용으로 처리하지 않는다.

1) 멤버 구성에서 프로젝트 대표 명칭이 있으면, 해당 명칭을 이용한다.- 예 KHH_Power
2) 대표인 PM이나 AM에게 부과한다.

• 매월 현원 관리

급여일이나, 매월 1일에 현원을 확인한다.

ERP member에서 ERP 사용일(End date) 관리한다.

• ERP ID 의미

현지 채용 근무 인원의 경우, 별도의 사번이 없다. 따라서, 회사 email ID를 부여 받은 자만이 ERP ID를 부여 받을 수 있다.

근태

• 근태 의미

출 퇴근, 야간/휴일 근무 시간 기록 - 급여처리를 위한 기초 자료이다.

• 근태 기록

근무 일 및 근무 시간은 ERP에서 관리 가능하나, 현지 사정에 따라 개별적으로 관리할 수 있다.

• 급여처리

근태 기록에 따라 급여를 지급한다.

• 휴가 처리

법정 휴가 및 기타 휴가 내역을 관리한다.

비용 및 지급요청

법인(회사, 지사)

• 지급청구(고객 Invoice)

고객에게 지급 청구 하는 것이다. 지급 시점 및 사전 예고(계약에 따름) 관리

• 협력사 지급 요청 (협력사 Invoice)

협력사에서 요청하는 지급 사항에 대해서 처리한다. 협력사 Invoice에 따라서 대금을 지급한다.

멤버(자연인)과 법인

• 멤버 비용 청구 및 지급요청

1. 멤버 비용 청구 - 비용전표 (ER, Expense Report) 기준으로 프로젝트 멤버에게 지급한다.
2. 멤버 현금 비용 청구 - 제한적으로 현금 사용 항목에 대한 지급을 영수증 없이 지급한다.

* 현금 비용 이라함은 영수증과 같은 증빙이 없는 경우를 말한다.

ERP 업무 활동

ERP업무를 위해서 다음과 같은 과정을 염두에 두어야 한다.

현원 관리

매월 실시, 인원 변동에 대한 내용 확인

비용 전표 확인(Varification)

비용전표(ER, Expense Report)기준으로 매출 및 부가세와 세금이 결정되므로, 초기 정보 오류 제거 필수

회계 계정 이해

CoA를 잘못 사용하는 오류 없어야 함

회계 승인 과정 추적

결재, 반송 작업 및 권한 이해

어느 단계 인지 event list를 보고 구분 필요 및 대처

Accouting 설정

어카운팅의 기본 개념은 다른 기입장을 사용한다는 것이다. 즉, 기존에 증징 자료가 있다고 하더라도, 따로 기입하지 않으면 소용없다. 이는 전통적인 회계 운영 방식에서 비롯된다.

즉, 분개장(Journal-개별 일지/일기 report)을 만들어서 기록하는 개념이 들어가 있다. 여기서 주의할 점은 기록장(분개장) 이름을 별도로 만들어 주어야 하고, 이를 관련 있는 정보를 연결해 주어야 한다.

• 회계 설정 과정 (이해)

1. . CoA(Chart of Accout) : 계정 항목 선정 (번호 메기기) - 별도 특징, 예를 들어 세금관련, 교통비, 사업비 등을 필요에(부가세여부, 비용인정, 사원 복후비 등) 따라 분류한다.
2. . Journal 생성 : Journal(분개장, 리포트)의 이름을 셋업해 주어야 한다. (나중에 account에 연결해야 하므로)
3. . 어카운팅 (분류, 기록 작업)에서는 발생된 증빙 혹은 사유가 각 journal에 모이도록 하고, journals는 ledger(총계정원장)이 된다.

참고

Journal은 두 가지 밖에 없다. (프로젝트 기준으로 보면 각 프로젝트 마다 반드시 2개 BQ와 ER jounal이 존재)

- BQ : Bank account journal
- ER : Expense Report journal

• Journal이 accounting에 제대로 연결되지 않았을 경우 에러 메시지

아래 경고 메시지는 BQ Journal 중에 은행과 제대로 연결되지 않았음을 경고하고 있다.

Bank list에서 보면, 실제로 journal에 연결되지 않았음을 역시 경고 하고 있다.

해당 저널 연결 부분이 없다는 경고 아이콘. Accouting code journal 항목

해당 은행계좌를 수정하여 Accouting code journal 항목을 추가해 준다.

• 주의 - 사용 / 미사용, admin만 보이는 설정(setup) 메뉴임

만들어는 놓고, 미사용으로 선택하는 경우에도 동일하게 경고 메시지가 나타나므로, 혹시 disabled 로 설정하지 않았는지 확인한다.

ERP 활용

• 정확한 회계자료 확보

정확한 회계자료를 기준으로 비용 통제를 하고 본사에 가지급 요청을 한다.

• 다수 프로젝트에서 발생하는 지사 업무 효율화

개별적으로 발생하는 회계 사항을 종합적으로 파악하고 대처한다.

• 본사와 업무협력

자금 흐름 및 운영 내용을 본사와 밀접하게 공유한다.

참고

기타 설정 및 활용 방법에 대한 참고 사항

이벤트로그

특이하게도, Project의 close 이벤트 로그는 기록을 하지 않는 것이 default이다.

이를 수정하기 위해서는 admin/agenda.php (or go to Modules > Events/Agenda > Automatic Filling) 에서 PROJECT_CLOSE의 상태를 체크해주어야만 한다.

은행 계정 : USD

타국 통화 등록 방법 - 예를 들어, 대만에서 USD로 대금 지급 받을 때 같은 경우

1. 모듈 설정(Dictionary)에서 USD를 사용으로 설정
2. Bank Account 만듬
3. 모듈 설정(Dictionary)에서 USD 사용 안함으로 바꿈
4. 은행 계정에서 USD로 표시됨

• Dictionary에서 USD 사용 여부 선택

• USD 사용함으로 선택 경우 : $ 표시됨.

• USD 사용함으로 선택 경우 : USD 표시됨.

3rd Party: tag

Tag / Categories는 분류를 위한 유용한 방법이다.

하지만, 각 모듈 고객 관리, accounting, bank 등의 모듈이 따로 개발이 되어서, Tags / Categories를 사용하는 방법이 서로 다르다. (좀 헛갈리거나 찾아야 함)

• 3rd Paries 의 경우

등록할 경우, tag/categories를 선택 혹은 생성해서 작업할 수 있다.

• 신규 작성을 해야 태그, 카테고리를 선택할 수 있다.

태그와 카테고리를 선택하거나 신규로 작성할 수 있다.

Sub-ledger 운용

Sub-ledger를 사용해서 구분하는 경우, 회계 담당자는 각 sub-ledger 별로 1개씩 할당한다.

ERP는 인원 대상 기준으로 sub-ledger를 설정하므로, sub-ledger를 확실히 구분하는 경우, 개별 ID를 부여한다.

• 실졔 운용 예시

회계담당자, 여러개 ID 운용

예를 들어, KHH의 경우, 1인 회계 담당자가 3개 프로젝트의 회계를 담당하고 있다.

이것을 sub-ledger로 철저히 구분하려고 하는 경우, 다음과 같이 구분한다.

• 회계담당자 1인이 회계처리시, 각각의 ID로 들어가서 처리

1. ) 레드라인 북부 : Casey_n (아이디), Accouting code 부여: KHH-RL-N
2. ) 레드라인 남부 : Casey_s, KHH-RL-S
3. ) 엘로우 라인 : Casey_yl, KHH-YL

3) KHH HQ 코드 : casey (혹은 casey_hq), KHH-HQ

부서 코드 및 회계승인 권한 부여

혹은 부서코드에서 개별적으로 부서 ID를 만들어 놓았으므로, 해당 부서 ID로 강제 회계 담당자로 지정하는 방법도 있음.

이와 같이 조직도를 구성하기 위해 만들어 놓은 ID에 대해서, accouting code가 부여 되므로, 신규 ID를 생성해서 처리하는 것이 아니라, 회계 담당자가 로그인할 때, 해당 조직 ID로 로그인해서 작성하면 됨

단, 조직(프로젝트) ID는 로그인 가능하게 하여야 하고, 권한은 제한적으로 admin이 설정해야 함. (별도 그룹 만들어도 됨)