프로젝트 회계관리

본 문서는 프로젝트 ERP사용에 있어, PM이 관리하는 비용에 대한 조회를 위한 설명입니다.

문서 설명

1. AM, PM role - PM이 프로젝트 회계관리에 대한 내용입니다.
2. AM role - 회계담당자가 처리해야 할 업무에 대한 설명입니다.
3. Admin 관련 - 시스템 담당자가 처리해야할 업무입니다.

• 기본적인 내용을 훑어 보려면 다음을 참조하세요 : TW ERP OUTLOOK

처음 화면

로그인을 한 후에 처음 화면은 다음과 같습니다.

PM이 주로 확인해야 하는 것은 3개 메뉴이다.

• 단 메뉴는 화면 아이콘 말고 메뉴상 들어가는 방법도 있으므로 이점 주의

1) 인보이스들 - 고객에게 청구된 금액과 수금여부를 확인할 수 있다.

 기타 활용으로, 본사에 가지지급금 지급 여부도 여기서 확인하게 할 예정이다.

2) BANK ACCOUNT - 회계상 지급 처리 및 잔고 확인이 완료되었는지 여부를 알 수 있다.

3) EXPENSE REPORT - 비용전표의 처리 부분으로 특히 PM 혹은 결재자가 지급 여부를 확인하는 과정이다.

팀원 구성

팀원 구성 메뉴는 홈 > Users&Groups로 들어갑니다.

팀원 구성에서 중요한 점은 회사 회계 설정이 제대로 되어 있는지 확인합니다.

팀원 관리는 매우 중요합니다.
모든 비용 및 업무 내용은 인력 기준이기 때문에, 이러한 기초 인원 정보가 부정확하면, 업무처리에 지장이 많다.
특히, 현장에서 프로젝트 비용을 사용하는 사람은 본사 회계에서 비용귀속의 일관성을 위해서, 현지 채용인과 본사 파견인원이나 상관없이 모두 사용자로 등록(ID 및 회계코드 부여)해서 사용해야 한다.
단, 단기파견의 경우에는 PM의 재량에 따라 프로젝트 공통비(프로젝트 대표 ID)를 사용해도 좋으나, 추후 사용처의 정확한 확인이 필요한 경우를 위해서, 임시 파견의 경우에도 ID 등록 사용을 권장한다. 

• 필수 사항

매월 1회, 회계 담당자는 인원 변동과 인원 관련 정보(회계정보, email) 등을 확인 하여 인원 변동과 ERP 인원의 차이가 없도록 한다.

• 팀원의 회계 부분 (Account Code)

회원 정보에서 '회계 계정(account code) 부분은 분개장(Jounal)에 분리 기록되는 기준이 되므로, 반드시 할당된 회계코드을 사용한다.

예) 타오위엔 임시 프로젝트: TYC_TMP
    SB02 : TNN
* 회계코드(Account Code)는 프로젝트 코드와 동일하게 사용해도 된다. 본사에서 ERP code는 회계코드(Account Code)를 말하며, 부서명 혹은 팀명과 동일하게 취급한다.
* 회계적으로는 회계코드(Account Code)만 존재하고, 사업부명, 부서명, 팀명등은 단순 alias이다.

• E-mail 구성

이메일은 암호를 잊어 버렸을 때 재발급 받거나, 결재 상황을 통보 받기 위한 것이므로, 실제로 사용하는 메일로 등록해야 한다.

주의사항: 회원 ID는 회사메일의 ID (@앞에 있는 부분)을 사용한다.
특히, 해외 브랜치의 경우, 사번이 발급되지 않고, 회사 email 주소가 사번으로 사용되므로, 이점 주의하여 관리해야 한다.

태그/카테고리 및 조회

태그/카테고리는 사용자 조직을 표시하기 위해 사용한다.

주의 사항은 태그/카테고리는 '회계 계정과 상관 없으며, 권장 사항은 회계 계정과 태그/카테고리를 같은 것을 사용하는 것을 권장한다. 다른 것을 사용해도 문제 없다. 현재는 잦은 변경과 인원 유출입으로 다르게 사용하고 있음.

따라서, User tags/categories area는 단순히, 사용자(user)에 대한 tag임을 기억한다. 다른 account나 bank에서도 tag/categories를 사용하는데 이것은 같이 사용되지 않고, 해당 영역(예를 들어 사용, 은행, 회계 등)에 한정되어 사용된다.

• 활용

조직별 멤버를 조회할 때, 사용할 수 있다.

예) 타오위엔의 타이난 조직 조회

조직도 - Hierachical view

조직도상에서 팀원을 조회할 수 있다.

회계담당자가 PM보다 상위에 위치한 이유

PM의 비용전표 작성을 위해서, 보통 회계담당자가 PM보다 상위에 위치한다. 하위 멤버에 대해서는 회계전표 작성이 가능하게 하기 위해서이다.

그룹과 권한

그룹을 만들고 해당하는 권한 설정이 중요하다.

현재는 단순히 회계처리를 위한 3개의 그룹만이 있다.

Working 그룹 - PWO (Project Working Organization): 전표를 작성할 수 있는 권한 및 문서, 프로젝트 조회
Support 그룹 - PSW (Project Support Organization): 전표를 검사(작성 포함)할 수 있는 권한, 승인 권한은 없다.
PM_ERP 그룹 - 프로젝트 관리 그룹: 전표를 승인하는 위치로 작성, 검사, 승인 모두 가능하다

개별 사용자 내용

개별 사용자를 조회하면, 해당 내용을 확인 할 수 있다.

• 사용자 정보

사용자 정보를 확인하면, 기본 내용과 그룹 역할이 나와 있다.

기본적으로 어떤 프로젝트에 속해 있는지, 역할이 무엇인지(PWO or PSO) 확인 할 수 있다.

상기의 프로젝트 멤버는
사용자 태그/카테고리: SN-TYC-TMP (타오위엔 임시궤도)로 설정되어 있고
사용자 그룹은 : PSO (Project Support Organization) 지원 그룹임을 알 수 있다. 

• 사용자 정보 확인

사용자 정보에서 중요한 것은 3가지 정도이다.

1. ) 퍼미션 - 권한 설정 관련 내용이다. 결재, 검사, 작성, 조회 등의 권한을 설정하는 부분이다. 그룹 권한을 주는 경우, 해당 그룹의 권한을 상속받아서 사용한다.
2. ) HR 및 은행 - 인사 정보와 개인의 은행정보를 저장한다. 특히, 급여 지급 통장 번호 등을 등록하여 사용할 때 사용한다.
3. ) 이벤트/Agenda의 경우 ERP에서 작업하거나 작업해야할 내용이 기록되는 메뉴이다.

• 퍼미션, 권한 설정

권한 설정의 경우, 그룹(PWO, PSO, ERP)에 따른 권한을 상속 받거나, 필요시 임의로 권한을 할당 할 수 있다.

그림은 비용전표 처리가 가능한 PSO 그룹의 권한을 상속받은 상태이다.

• HR 및 은행

프로젝트 구성(회계 게정)을 확인하고, 급여를 포함한 지급내역을 확인 할 수 있다.

또한, 개인의 급여계좌를 등록하여 사용할 수 있다.

급여계좌를 등록하는 이유는 비용지급에서 은행 계좌 내역에서 지급 은행 계좌와 비교를 할 수 있다.

특히, 통장 인출을 개별적으로 따로 하지 않고, ERP에서 지급의뢰를 사용할 수 있다. 직접 통장에서 인출해서 지급하지 않고, ERP시스템과 은행 시스템이 연결되어 지급시점, 지급대상, 지급금액을 ERP시스템에 걸어놓아 해당 은행업무가 가능하게 할 수 있다. 단, 해당 기능은 이미 모듈이 포함되어 있고, 은행에 맞춰 약간의 수정만 하면 사용할 수 있다. 그러나, 대만의 경우 은행 별로 온라인 뱅킹의 제한이 있어서, 이 기능을 사용할 경우, 고려사항이 많이 있다.

비용전표 승인

회계담당자의 비용 전표 검사가 끝나면, 비용 전표 승인을 한다.

AI를 활용한 전표 검증

현재 검토 중인 기능입니다. 추후, 비용전표를 검사 과정에서 자동 검사될 예정입니다.

여러 건을 묶어서 결재요청을 하게 되므로, 세부 내역을 검토하는데 상당한 시간과 노력이 소모 됩니다.

이러한 점을 줄이기 위해서 AI를 활용합니다. 회사의 LS-GPT도 오픈하였으니, 해당 기능을 활용하면 됩니다.

• AI활용 방법

AI에 전표 사항을 복사 붙이기로 넣으면, 주말 사용에 대한 내용을 점검합니다.

나중에 추가될 기능은 이상 사용에 대한 내용을 학습시키고, 이에 대한 검토를 답변하도록 할 예정입니다.

• AI 검토 순서 - 주말 사용 여부 확인

1. 검사할 전표를 연다 - 승인할 전표를 말함

2. 전표에서 검토할 내용을 복사한다. - 첫 번째 row도 복사한다. (컬럼명)

3. LS-GTP에 붙여 넣고 토,일요일 사용에 대해 물어 본다.

• 팁: AI활용 프롬프트

 AI에게 작업을 시킵니다. 팁: 질문을 넣고 줄바꿈은 엑셀 줄바꿈과 동일합니다. [Shift + Enter]

프롬프트: 다음 내역에서 주말 사용이 있는지 알아봐줘. (shift+Enter)
          ~~~ (없어도 됨, 구분하기 위해서 관례적으로 물결무니 3개 사용)
          (Ctrl+V)  전표 사용 내역 붙여 넣기 후 Enter

회계: Accouint 메뉴

회계 전표의 승인은 HR/ER 메뉴이고, 회계메뉴는 이미 승인이 난 (비용)전표를 가지고 처리하는 과정이다. 즉, 회계메뉴에서는 이미 회계 전표에 문제가 없다고 보고 처리하는 과정이다. 따라서, PM은 회계 전표 승인 단계 부터 오류나 잘못이 없도록 검사와 승인과정을 철저히 확인해야 한다.

회계전표(Accounting)의 경우는 2가지 메뉴로 구분된다. 하나는 전표를 분류하는 과정(바인딩과 기록, Binding & Recording) 다른 하나는 회계 조회과정이다.

이 부분은 특히 글로벌 용어 사용 약간씩 달라서, 혼돈을 많이 일의키는 부분이기도 하다. 이러한 혼돈을 줄이기 위해서는 묶음처리(Binding)과 분개장(Journal) 기록(Recording)과 이러한 기록(분개장 기록; Journal Records)을 조회하는 행동을 기준으로 삼는다.

비용(회계) 전표의 처리

비용전표의 처리 과정은 Transfer in accounting이라고 한다.

좌측 상단의 메뉴는 단순히 처리(binding, recording)를 위한 메뉴이다. 어떤 결과가 보이지 않고, 처리과정 중인 내용만 확인 할 수 있는 것이다.

좌측 메뉴는 단순 작업을 위한 메뉴이다. 작업 결과는 아래 Accounting 메뉴에서 조회가 가능하다.

• 바인딩(묶음, 정리) 대상은 3가지 이다.

1. 고객 청구서 (Customer Invoice) - 고객에게 대금 청구 관리 하는 메뉴
2. 협력사 청구서 (Vendor Invoice) - 협력사에 지급 관리 하는 메뉴
3. 비용전표 묶음 (Expense Report Binding) - 팀원의 비용 지급 요청을 관리하는 메뉴

• Recording, 기록(정리) 작업은 2가지에 정리된다

1. BANK 은행 기록장(BQ) - 실제 은행에 기록하는 것이 아니라, 실제 은행 기록을 기본으로 ERP에서 보조 기록을 유지하는 것이다. (실제 은행잔고와 일치하도록 해야 함)
2. EXPENSE REPORT(ER) 경비보고서 - 팀원들이 작성한 경비 전표를 묶어서 기록하게 하는 것이다.

• 은행기록장(BQ)

은행에 관련된 기록, Billing 메뉴에서 수기로 작성된 내요이나, 기타 증빙 없는 지출에 대한 내용을 은행 기록장(BQ)에 모아 놓는 것이다.주의해야 할 점은 billing에서 자동으로 기록이 되기 때문에 여기서 작업은 보조 장표식으로 활용하는 것이다. 따라서, 실제 은행기록(BANK)에 반영되는 것이 아니라, 아래 있는 메뉴 Accouting에서 참조하여 확인하는 경우에 중요하다.

• 경비보고서 (ERs)

팀원들이 작성한 경비보고서를 모아서 계정원장(Ledger)에 기록해 놓는 것이다.

용어 주의
우리나라 회계의 경우, 일본식, 중국식, 영국, 미국 등의 영향을 받아서 용어가 클리어 하지 못한 경우가 많다. 특히 회계 부문과 대화할 때도 배경이 어디냐에 따라 다른 용어를 사용하는 경우가 많다. 개념과 여러 용어를 알아 두는 것이 좋다.
- 총계정원장, Ledger: 모든 계정(Accounts)을 모아 놓은 기록장, COA(Chart of Account)에 따라 모든 내용이 기록된 종합장이다.
- 분개장, Journal: 개별 항목(계정)을 모아놓은 것, 즉 총계정원장의 sub set으로 볼 수 있다. 가끔 총계정원장과 비슷한 의미로 사용된다.
- 보고서, 리포트, Report : 목적에 따라, 총계정원장 혹은 분개장 내용을 정리한 것, 원하는 형태와 데이터를 기준으로 재 조합 된것, 가끔은 총계정원장이나 분개장을 말하기도 한다. (거기 다 나오니까...)

비용(회계) 전표의 조회

비용전표의 조회 과정은 Accouting 회계 혹은 회계처리라고 한다.

분개장(Journal)의 모음이 결국 총계정원장이므로 Journals라고도 하는데, 프로젝트 별 Journal이 따로 있으므로, 지사 전체의 내용은 총계정원장이라고 구분하고, 개별 계정 내역 모음은 분개장 혹은 Journal로 이야기 한다.

• 조회 - (총계정)원장, 분개장

둘은 동일하며, 메뉴중에 석여 있다.

조회하는 것은 3가지로 되어 있다.

1. 거래 내역에 따른 리스트 뷰
2. 계정별 집계 뷰
3. Subledger(부 원장) 혹은 팀원 생성시 할당한 회계 계정을 기준으로 분류 한다.

• 단순 리스트 뷰

• 계정별 구분 뷰

• 팀별 구분 뷰(회계계정) - 타오위엔의 경우, 다른 유지보수 프로젝트가 섞여 있어서 이를 구분하기 위한 구분자로 회계 계정을 사용한다.

Billing, Payment(현금지급)

Billing이란 증빙 없이 지급하는 내용에 대한 기록이다.

특히, 급여와 세금 같은 실제 업무와 상관 없는 부분을 구분하기 위해서 사용한다.

Billing 항목

Billing 항목을 보면, 다음의 항목이 있다.

1. 고객 송장(Invoice)
2. 공급업체 송장(Invoice)
3. Tasxes | Special expense
4. Salaries
5. Miscellaneous payments (현금지급)

고객 송장

고객에 대한 청구서 발행 내용이다.

이를 통해서, 현금 흐름을 예상할 수 있다. 수금일자를 추정할 수 있으므로

공급업체 송장

공급업체에서 요청한 송장에 대한 수령 사항이다. 거래처에 지급해야할 날짜를 정하여, 현금 흐름에 반영할 수 있다.

Tasxes | Special expense

세금에 대한 내용을 신고전에 간이로 확인 할 수 있다.

항목은 다음과 같다.

1. 사회적, 재무적 세금 (회비와 진흥 기금 같은 것)
2. 매출 세액
   1. 상태 목록 - 연간 세금 항목, 부가세 항목을 구분한다.
   2. 부가세 관련 부분

월간 부가세 관련 조회

참고로 대만은 부가세 신고가 2달 간격이다.

신고가가 얼마정도인지 조회하여 확인 할 수 있다.

Salaries(급여)

급여 항목만 집계 한다.

일반사용자 (PWO 그룹)은 본인의 급여항목만 볼 수 있고, 타인의 급여항목은 볼 수 없다.

전체적인 급여사항은 회계담당자(PSO 그룹)과 ERP PM만 조회 및 입력 가능하다.

프로젝트 비용에서 인건비 부분이 상당하므로, 비용 집계에서 누락이 없게 하기 위해서, 회계 담당자는 반드시 Salary를 입력한다.

일반 직원은(멤버, PWO그룹) 본인의 급여 내역을 ERP를 통해서 조회하므로, 급여 입력에 주의한다.

Mise. payments(기타 현금지급)

증빙 없는 처리의 경우, 기타 비용 관련 사항이다.

기타 증빙업는 비용처리는 회계담당자와 PM만 할 수 있다.

(대만 및 기타 국가) 법에서 정하는 무증빙 비용처리 항목으로 집계되는 것으로, 금액이 제한적이다.

• 6가지 항목만 허용된다.
• 회계담당자(AM)과 PM만 입력가능하다.
• TWD 200$ 이상인 경우, 관련 내용 파일 첨부한다. (영수증 아닌 것, 내역서 및 설명 등)

무증빙 처리 원칙

1. 영수증이 없는 경우 지급하는 방법이다.
2. 현금처리 가능 항목은 신규작성시, Tags/Categories of transactions에서 조회되는 항목(6개)만 가능하다.
3. 해당 항목에서 TWD 200$ 미만 경우에는 단순히 Tags/Categories of transactions만 선택하면 된다.
4. 해당 항목에서 TWD 200$ 이상인 경우에는 1) Tags/Categories of transactions 을 선택하고, 2) 작성된 list에서 파일첨부로 해당 내용을 설명하는 자료(영수증 아님)을 첨부한다.

 단, 회계상 관리를 위한 은행조정 (Bank Reconcile, Bank transfer)는 금액 제한 없다.

• 무증빙 처리 가능 항목

현재 다음의 6가지 항목만 현금처리가 가능하며, 기타 추가적인 처리 항목이 필요한 경우, 지사장에게 요구한다.

* Advanced Payment (가지급금, 預付款)
* Bank_Reconcile [잔고 조정, 調整]
* Bus_미증빙 교통비 (버스비, 公車費)		
* Cash_기타현금 구매 (現金購買)				
* Income_잡수익 (雜項收入)		
* Return Deposit (보증금 환급, 押金退還)		

순번	항목	설명	비고
1	Advanced Payment (가지급금, 預付款)	급여 선금 제외 (급여 선금은 Salary에서 마이너스 처리할 것)
2	Bank_Reconcile [잔고 조정, 調整]	은행 조정	결산 오차 처리용 (이체요청 메일 등 첨부)
3	Bus_미증빙 교통비 (버스비, 公車費)	버스와 같은 대중교통 사용시	영수증 없는 시내교통비
4	Cash_기타현금 구매 (現金購買)	중고 개인거래 및 현장비용	영수증 발급불가 거래
5	Income_잡수익 (雜項收入)	잡수입 발생의 경우
6	Return Deposit (보증금 환급, 押金退還)	대여물품, 기타 비용 환급	Banks >> Depoist slips 으로 변경 예정

Billing 작성하기

• 기타 비용 작성의 경우, miscellaneous payments

기타 비용의 신규 작성의 경우 Tags/Categoreis of transactions의 리스트 중에서 선택해야 한다.

• 기타비용 전표 작성시- 선택가능 Tag 리스트

항목 리스트에서만 선택 가능, 추가 혹은 변경은 지사장에게 문의 요망

• 지사장이 항목(tag) 추가, 변경의 경우

Banks|Payment(혹은 Cash) 관련 장부에 기록되는 것이므로, 미리 Bank|Cash의 Tag / Categories에서 만들어 줘야 한다.

• Bank|Payment에서 항목 리스트 확인 및 추가

첨부파일 upload

기준 금액이 TWD 200$인 경우나 파일 첨부가 필요한 경우는 1) misc. payment 만들기 2) 해당 리스트 클릭하여 파일 첨부를 한다.

1. 작성한 misc. payment(billing) 리스트에서 선택
2. 해당 리스트 (참조)번호를 클릭 후, 관련 파일을 올린다.

• 현금 지급시 파일첨부 예시

가. Payment list생성 후, 리스트에서 확인하기

작성한 리스트 중에서 관련 참조 번호 조회하기

나. 참조 번호 선택 후, 파일 업로드 하기

상단의 '링크된 파일 메뉴로 들어가서, 파일 업로드를 한다.

프로젝트 비용 현황 조회

메뉴 >> Accouting >> 계정별 집계(Account balance) 본인 프로젝트 선택

조회하고 싶은 달 혹은 월에 대해서 사용 내역을 조회할 수 있습니다.

다음 예는 YELLOW 프로젝트의 24년 12월 내역을 조회하는 것입니다.

• 계정별 집계 메뉴 선택하기

• 24년 12월과 YELLOW 프로젝트 선택

회계 조회기능 상세

상세한 Accountancy (회계) 조회기능은 'ERP 조회기능' 문서를 참조