영수증 파일 편집하기 (부분)

= 영수증 처리 방법 =
영수증 파일 upload에 대한 내용입니다.

==주의사항==
비용전표(ER, Expense Report)를 처리하는 방법은 몇 가지가 있습니다.

그러나, 다른 업무와의 연동처리를 위하여, 반드시 다음의 방법으로만 영수증을 첨부(upload)하시기 바랍니다.

다른 방법을 사용할 경우, 재작성 혹은 reject합니다.

==영수증 upload==
영수증 첨부 방법

영수증은 다음 그림에서 처럼 비용전표(ER, Expense Report)에서 처럼 thumbnail로 나타나야 합니다.

* 올바른 영수증 파일 올리기를 한 경우, thumbnail이 보입니다.
[[file:ER_upload_receipt01.jpg|800px]]


==Attach the line to an uploaded document==
파일 attach는 line 기준으로 붙여 넣습니다. 모든 청구서 라인과 영수증 매칭을 위해서 attach '''uploaded new document now''' 을 사용합니다.

ER(Expense Report)를 작성하실 대, 아래 그램의 설명처럼 “uploaded new document now” 방법을 사용해서 작성해 주십시오. (자동 썸네일 생성)

원래, ER 1개당, 영수증은 1개만 사용하는 것이 원칙인데, 입력 편의를 위해서, 여러 장 영수증을 사용하므로, “Attach the line…”.으로 자료를 올려달라고 본사 회계팀의 요청이 있습니다.

 在之後撰寫費用報告（ER）時，請按照下圖所示的方法使用「 uploaded new document now 」功能。（自動生成縮略圖）
 原則上，每份費用報告應僅使用一張收據，但為了輸入方便，使用了多張收據，因此總公司會計部門要求使用「 Attach the line …」的方式上傳數據。

When writing an expense report (ER) later, please use the '''"uploaded new document now"''' function as shown in the figure belw. ('''Automatically generate thumbnails''')

In principle, only one receipt should be used for each expense report, but for the convenience of input, multiple receipts are used, so the accounting department of the head office requires the use of "uploaded new document now..." method to upload data.)

* 영수증 첨부는 uploaded new document now 메뉴를 사용합니다.

[[file:ER_upload_022.jpg|800px]]

파일 업로드를 하고 나면, 아래와 같이 정상적으로 thumbnails이 보입니다.

[[file:ER_upload_03.jpg|800px]]


다시 한번 주의사항을 환기합니다. 각 line별로 attach file이 되지 않으면, 비용전표(ER, Expense Report)는 재작성 하거나, Reject 됩니다.

 [참고]
 Attach the line to an uploaded document는 일단, '''uploaded new document now'''으로 여러 개의 파일을 올린 경우, 그 중에서 선택해서 붙여 넣을 때 사용하는 것입니다.
 상세한 내용이나 잘 안되는 것은 각 프로젝트의 회계담당자에게 문의 바랍니다. (Jung Young Eun(KHH), RongRong(TYC), Phoebe(TPE))

==영수증 처리 현황==
현재 업무 처리 현황과 ERP에서 변경하고자 하는 방안의 비교.

* 현재 업무 처리
# 비용발생(영수증)
# 내역 및 영수증을 회계담당 담당자에게 전송 (우편 모집)
# 회계 담당자가 내용 취합(엑셀, 경리월보), 우편으로 모인 영수증을 경리업체 제공(법적 보관 기간 3년)

작은 규모, 1개 지역의 프로젝트에서는 별다른 문제 없음.

그러나, 타오위엔/타이중/타이난과 같이 1개 프로젝트에서 여러 개 하위 서브 프로젝트가 있는 경우와 경리 업무 변경에 따른 혼선 및 착오 문제 발생

* 변경 업무 처리 (ERP활용)
# 비용 발생 (영수증)
# ERP 입력 (영수증 사진 upload), 영수증 원본 우편 발송 (자료는 이미 데이터로 원격지 처리 가능)


=== ERP사용 잇점===
# 회계담당자의 업무 중복 제거 - 각 영수증 사용자가 스스로 입력
# 단일 회계 담당자가 다수 프로젝트 관리 가능
# 경리월보 신규 작성 없음 (이미 발생 순서대로 작성된 것으로 자동 작성됨)
# 현지 회계 기장 업무 단순화 - 업체(프리미아)에서도 ERP에 접속하여, 작성 내용 유무 오류 스스로 발굴 문의 처리
# 현지 회계 법인 최소 비용 활용 - 업무과 일원화 되어, 경제적 기장 업체 선택 활용 가능 (단순, 신고 대행 수준)


* 회계담당자가 아닌, 일반 사용자('''PWO''')의 영수증 처리 사용예 (타오위엔 프로젝트)
[[file:PWO_usages_01.jpg|600px]]


* 회계담당자의 처리 현황 ('''PSO'''), '25년 3월 예
[[file:PWO_usages_02.jpg|600px]]

=== 현재 문제점===
1. '''이중작업''' - 본사에서 경리월보 기준을 요구하여 (ERP 자료 검증을 못함) ERP입력, 경리월보 작성 
 본사 회계팀과 지원본부(허승재이사님)에서 ERP만을 기준 자료로 사용하기로 함
 이중 작업의 문제점은 기존 경리월보 방식을 유지하면
 1) 현지 이중 작업 - 현지 프로젝트 멤버와 회계 담당자의 업무 반복 (취합, 정리 등)
 2) 사업부 이중 작업 - HR입력을 위해서 영수증 검증을 위해서 영업팀 및 지원팀 검증 작업 발생
 3) 본사 회계팀 이중 작업 - 사업부와 별개로 회계팀에서 또 다시 (영수증, 내역) 검사를 위해서 이중 작업

2. '''익숙함 부족'''
 이전의 작업 방식(경리월보)에 익숙하여, 변경하지 못함
 그러나, 운용 결과 익숙하지 못함의 문제이지, 업무 과정의 문제 아님 확인
 일부, 현지 인원은 업무가 사라짐에 따른 약간의 저항 있음. (신규 입사자는 잘 적응, 기존 업무자들이 문제)

기존 업무자의 저항과 여러 단계의 이중작업으로 실질적인 업무 보다는 단순 작업 및 오류 수정 등의 작업에 치중되어 업무 효율 저하