AM role 편집하기

Account Manager(AM)의 주요 역할에 대한 설명이다. 회계 담당자는 비용 전표의 검사, 실제 비용 지급 및 이에 대한 은행 기록을 확인하고, 각 비용 전표를 프로젝트와 목적에 맞게 분류(편철)하는 작업을 한다.

AM의 주요 역할은 다음 4가지 이다.

 1. ER(Expense Report), 비용전표의 검사(Validiation)
 2. ENTER PAYMENT - 프로젝트 멤버에게 실제로 지급(이체 혹은 현금 지급) 이후, ERP에  지급 내용 기록
 3. ERP BQ(ERP Bank account) 확인 - Bank Reconcile (조정), 실제 은행 계좌와 ERP 은행기록의 최종일자와 지급일자 및 잔고 확인
 4. Binding (편철) - 여러 개의 프로젝트 비용전표(ER)을 프로젝트에 맞게 조정, 다른 프로젝트에서 사용한 비용  귀속 결정

=용어 및 역할 정의=
일반적인 이해를 위한 간략한 설명이다.

상세한 내용은 각각에 해당하는 부분을 참조하기 바란다.

==용어의 정의==
용어를 정의하는 이유는 다른 용어를 사용하여 혼돈을 방지하고, 상호 커뮤니케이션에서 기준적 의미를 주기 위해서 이다.

* ER: Expense Report, 비용 전표
* AM: Account Manager, 회계 담당자
* Member: 프로젝트 수행자, 일반 user라고도 함
* PM: Project Manager, 프로젝트 리더, 프로젝트 승인 권한을 갖은 자.
* validator : 비용전표(ER)의 점검, 주로 AM이 해당역할로 ER의 오류 사항을 확인하고 승인(approval)요청한다.
* Approval, approved : 비용전표에 대한 승인 사항으로 실제 지급이 된 것은 아님
* Paid : 지급 완료, AM의 "ENTER PAYMENT"를 입력한 후 상태 (실제 지급 이후, "ENTER PAYMENT"를 추가로 입력 한다.
* Bank Reconcile: 실제 은행계좌와 ERP 은행계좌를 일치 시킨다. 최종 확안 날짜 기록
* ledger : 총계정원장, 각 계정 내용이 모두 기록된 기록장
* Binding : 총계정 원장 기록시, 프로젝트 별로 구분하여 등록하는 것, 분류 작업, 이는 Journaling이라고도 한다.

==회계담당자(AM)의 역할==
프로젝트 멤버들은 회사 업무를 위하여 비용을 사용하고, 사용 비용에 대한 비용전표를 작성한다.

회계 담당자(AM, Account Manager)는 프로젝트 멤버가 작성한 비용전표를 검사(Validation)을 한다.

1. 비용처리

PM(Project Manager)의 승인(Approval)이 되면, 비용전표에 대해서, 프로젝트 멤버에게 실제 비용을 지급한다.

여러 개의 프로젝트가 있으므로, 각 프로젝트의 회계 담당자는 본인의 프로젝트에 바인딩을 한다. (Journaling)

기본적으로 binding(혹은 journaling)을 하면, 자동으로 Ledger에 등록된다.

 [주의사항]
 Binding에서 삭제하는 경우는, Binding(Journaling)에서만 지워지는 것이고, 실제 ER(Expense Report)에서 삭제되는 것은 아니다.
 프로젝트를 잘 못 선택해서 Binding에서 삭제한 경우는 다시 올바른 프로젝트에 binding(Journaling) 해주어야 한다.

2. 은행 계좌 일치 ERP의 은행계좌는 실제 은행의 계좌와 다르다. 즉, 실제 은행 계좌의 내용을 ERP에 기록해 주는 과정이 필요하다.

 [참고] 
 필요한 경우 은행계좌와 자동으로 동기화하여, 은행계좌 내역을 자동으로 ERP로 끌어오는 것도 가능하다. 하지만, 현재는 조작 미숙 등으로 해당 기능은 사용하지 않는다.
 실제 은행계좌에 적을 수 없는 사항에 대해서 ERP 은행계좌는 추가적으로 기록할 수 있다.

Bank Reconcile(조정) Bank reconcile의 작업은 실제 은행 출납일과 ERP bank accouunt에 대해서, 금액과 날짜가 일치하는지 확인하는 작업이다.

1) 실제 은행과 ERP 은행계좌의 출납일자와 금액을 확인한다. 2) 1달에 1회(본사 보고 기준), 은행 계좌 내역서, balance sheet 파일을 ERP 은행계좌의 파일 부분에 upload한다.


회계담당자의 역할 설명 그림 

=ER, 비용전표 작성 (일반 프로젝트 멤버)=
프로젝트 멤버, 회계관리자(AM, Account Manager)의 작성

비용전표 (ER, Expense Report)는 ERP에서 비용 처리 기준이다. 즉, 개별적인 영수증 사항이 출장이나, 회의 등의 각각의 이벤트에 맞춰서, 처리하는 묶음 기준이다.

[비용전표(ER) 작성시 주의사항]
 - ERP에서 날짜(Date)는 1인당 1개 밖에 안된다.
   * AM이 일괄 작성하거나, 여러 개 이벤트를 묶어서 처리하던지, 담당자 별로 구분하여 처리한다.
 - 회사 계정은 프로젝트 별로 생성한다. (Binding 과정에서 회사계정으로 구분 등록)
   * 개인 ID(Business card)에서 회사계정을 각 프로젝트 별로 동일한 회사코드를 부여한다. (예, KHH_RED, KHH_YELLOW 등)
 - 영수증 날짜와 비용전표(ER)의 날짜는 다를 수 있다. 비용전표에 첨부한 영수증 날짜에 주의해서 ER전표 line에 입력할 것

[비용전표(ER) 작성시 준비 사항]
 - Apporval(PM)
 - Project Number (or Name): 본인의 프로젝트 번호 or 이름
 - 영수증 (Tax, No Tax 내용 확인 할 것)
 - 계정과목(Account code or name): |ERP CoA 상세 설명
 - 세부 내역 (Account name과 다를 경우)

=회계담당자(AM)의 검사(Validiation)=
각 프로젝트의 회계관리자(AM, Account Manager)는 비용전표(ER)의 내용을 검사한다.

검사 항목에 이상이 없을 경우, Validation을 클릭한다.

[검사 항목]
 1. 영수증 날짜와 비용저니표(ER) line 날짜
 2. 영수증 금액 (Tax, No Tax) 구분
 3. 영수증 사진 (Line 별)
 4. 프로젝트 이름
 5. 추가 기록 사항 확인
 6. 첨부 파일 - 회의비, 출장비 사용시 첨부 문서 첨부 여부
  * 이상이 없을 경우 Validation을 클릭한다.

내용에서 수정이 필요한 경우, Reject를 하면, 영수증 첨부 파일을 다시 올려야 하므로, 작성자에게 이야기해서 수정하도록 한다.

따라서, 되도록이면, Reject를 하지 않고, 작성자가 스스로 수정할 수 있도록 e-mail이나 전화를 통해서 수정하도록 한다.

=ENTER PAYMENT, 지급=
회계담당자(AM, Account Manager)는 PM의 Approval을 얻은 후에, 실제로 비용을 지급한 후에 지급내용을 기록한다. (Enter Paymnet)


PM의 승인(Approval)을 얻은 비용전표(ER)은 승인 상태이고, 은행 정보가 연결되어 있지 않다.

지급해야할 목록 확인 방법 동영상 Enter Payment list, 2가지 접근방법 

==작성된 비용전표(ER) 상태==

비용전표(ER, Expense Report)가 처음에 작성된 상태이다.

멤버가 비용 청구를 위한, 영수증과 내용이 작성을 완료한 경우이다.

승인(Approval)을 요청한 경우, 승인 전에 회계담당자(AM, Account Manager)의 검사(Validiation)을 거치고, 회계담당자의 승인 요청과 PM의 승인이 난 경우에만 지급이 된다.

다음 화면은 회계담당자가 승인요청하기전에 검사하는 화면이다.



==Approval Request: AM ONLY==
영수증 upload와 날짜, Tax 포함 금액에 오류가 없으면, AM은 PM에게 승인 요청을 한다.

확인 사항

 1. 영수증 사본(JPG)
 2. 영수증 날짜
 3. PJT No.
 4. 계정 과목 (Accounting Code)
 5. 금액(Amount)
 6. Tax(5%), No Tax(0%)
 7. 총금액 (Amount + total)


==PM의 승인 : PM ONLY==
PM은 승인요청이 올라온 비용전표에 대해서 승인을 한다. AM은 PM에게 별도로 승인요청이 있음을 알릴 수 있다.



==ENTER PAYMENT, 승인 후 지급 및 기록하기: AM ONLY==
AM은 PM의 승인이 완료된 비용전표(ER)에 대해서

 A. 실제로 프로젝트 멤버에게 실제로 지급한다.
 B. ENTER PAYMENT로 들어가서, 세부 내역을 기록한다.
A
pproval State를 확인하고, Enter Payment로 들어가기



==ENTER PAYMENT 기록 사항==
지급 기록은 다음과 같은 항목을 입력한다.

 1. 지급한 날짜
 2. 지급 방법 : Cash or Bank Transfer
    * Bank Transfer의 경우, 1. 지급날짜와 같이 넣어야 한다. (Bank reconc9le에서 오류 발생 위험)
 3. ERP Bank account : ERP에서 사용하는 프로젝트 은행 계좌 확인
 4. 추가 내용 입력 사항이 있으면 작성하기, 비용전표(ER)에 세부 내용이 없는 경우에는 여기에 꼭 적어야 한다!
 5. 지급 금액 : 지급한 금액을 적는다. (Remaining unpaid와 동일하게 입력한다)

"Enter payment"에서는 5가지 요소를 모두 입력한 후에, 지급을 저장한다.

Enter Payment 처리 예시 : | ENTER PAYMENT 동영상


==지급 이후, 비용전표(ER) 변경 내용==
다음 이미지는 비용전표(ER)가 생성되고, 지급완료(After 'Enter payment') 후에 은행 계좌 및 계정 기록이 어떻게 추가되었는지 비교하여 살펴 본다.

[처음 생성된 상태]



[지급완료 및 지급기록(Enter payment)이 완료된 상태



=ERP BQ (Bank Account) 확인=
비용전표(ER, Expense Report)를 처리(paid)하면, 해당 기록은 ERP의 bank 기록에 추가 된다. 이것은 나중에 BQ Journal (Bank Journal)에 Binding된다.

특히, 비용전표(ER)을 ENTER PAYMENT할 경우, 은행 출납 기록의 실제 날짜와 금액을 정확히 일치 시켜야 한다.

실제 은행 계좌 출납기록에 기록이 되지만, 동일한 내용이 ERP bank account(기록)에도 동일하게 작성되어야 한다.

==ERP Bank Entries에서 확인 방법==
ENTER PAYMENT(기지급, 已支付)이 되면, 비용전표(ER, Expense Report)의 상태(Status)는 Approved에서 PAID(기지급, 已支付) 상태가 된다.

한글 사이트에서는 "유료"라고 표시됨 주의

PM의 승인 이후, PAID상태 조회


비용전표(Expense Report), ER401-0191 조회 화면
ENTER PAYMENT(支付, 지급)처리를 하고 나면, 은행 기록과, 아직 지급하지 못한 금액이 있는 경우, 금액이 나타난다. 주의사항 - 항상 0.00$ (모두 지급)으로 처리할 것!



ERP의 Band|Cash 메뉴에서 은행 기록 조회


ENTER PAYMENT 기록 확인 화면 - 주의 사항, 지급(支付, paid) 날짜는 항상 실제 은행에서 출납날짜와 동일해야 한다. (본사 회계팀 검사)


==Bank reconcile: 은행 조정==
실제 은행 계좌와 ERP 은행 계좌를 동일하게 유지한다.

1달에 1번 은행계좌의 잔고를 동일하게 맞춘다.

[주의]
 ENTER PAYMNET에서 실제 은행계좌에서 지급한 날짜는 ERP 은행계좌와 실제 계좌와 동일하게 유지해야 한다. 
 만약 다를 경우에는 자필 사유서를 제출해야 함

=Binding, Journaling=

 각각의 프로젝트에 사용된 비용은 계정 과목별로 집계가 되어야 한다. 이렇게 계정 과목 별로 구분하는 것을 바인딩(Binding, 편철)이라고 한다.

비용 전표(ER, Expense Report)가 승인이 된 이후에는 어떤 프로젝트의 비용으로 사용되었는지 구분해 주어야 한다.

비용 계좌를 다른 것으로 사용할 경우도 있기 때문에, 바인딩(Binding)은 개별적으로 해 주어야 한다. (사실 전통적인 회계에서 사용하기 때문에 바인딩 과정이 별도로 있을 뿐이다.)

회계 담당자(AM, Account Manager)는 여러 개의 비용전표를 나중에 바인딩하면, 복잡해지므로, 비용전표 지급(Paid)이 된 이후에는 곧바로 바인딩(Binding, 편철)하는 습관을 드리는 것이 좋다. 특히, 여러 명의 회계 담당자가 있는 경우에는 여러 프로젝트의 여러 개의 비용전표(ER)이 섞이게 되므로, 지급(paid)처리 이후에 곧 바로 바인딩까지 완료하는 것이 좋다.

일반적인 바인딩(Binding) 처리 방법은 다음 순서에 따른다.
 1. Expense Report binding 메뉴를 선택한다.
  * 다른 비용전표(ER)와 섞여 있지 않으면, 자동 바인드를 사용한다 (Bind automatically)
 2. sub menu에서 "Lines to bind" 메뉴를 선택한다.
 3. 프로젝트에 해당하는 비용전표(ER)만 선택한다.
 4. 묶음(Binding)을 한다.
 5. Recording in accouting에서 해당 journal(분개장)을 선택한다.
  * 묶음(Binding) 해 놓은 비용전표 내역이 표시된다.
 6 . Recording (기록)을 큭릭한다.

다음의 예는 24년 9월에 2개의 프로젝트를 바인딩 하는 방법을 설명하고, 이를 동영상으로 확인하도록 한다.


동영상 샘플 내용 설명

ER number	Project Number	Project Label	PM's Name	Month

ER2409-0197	PJ01-RL-North	KHH Red Line North	Kim Hyung Jung	September(9월)

ER2410-0199	PJ01-RL-South	KHH Red Line South	Her Young Tae	October(10월)

[Binding & Journal Recording 방법] - 동영상에서 처리 순서

 1. Accounting에서 비용전표(ER)을 확인한다.
 2. 2개 프로젝트의 비용전표(ER)이 섞여 있어서, 우선 KHH Red Line South(ER2410-0199)를 먼저 처리한다. (해당 ER을 골라내고, 묶은 후(Binding), 기록(Recording) 하였다.
 3. 나머지, KHH Red Line North(ER2409-0197)는 자동 묶음 처리(Bind automatically)를 하고, 기록(Recording)을 한다.
    * 자동과 수동 처리의 예시이다.

바인딩(Binding)처리 내용을 확인하고, 다음의 동영상에서 처리 하는 방법을 참고한다.

묶음(Binding) 및 기록(Recording) 방법 예 | 동영상 설명


==묶음(Binding) 오류 처리 방법==

바인딩(Binding)처리 후, Jornal(분개장)에 기록(Recording)하는 경우에 잘못하여 다른 분개장(Journal)에 기록되는 경우가 있다. 이때는 분개장(Journal) 기록에서 삭제하고 다시 기록(Recording)하는 작업을 해주면 된다.

* 주의
 분개장(Journal)에서 "삭제"의 의미는 단순히 분개장(Journal)에서만 삭제한다는 내용이다. 
 "삭제"한다고 해서, 비용전표(ER) 자체가 삭제되는 것이 아니다.

다음은 잘못 바인딩(Binding)된 비용전표(ER)을 수정하는 예시이다.

예시의 내용은 자동바인딩(Binding automatically)를 사용하였는데, 다른 비용전표(ER)이 섞여 있었다. 이것을 분개장(Journal) 기록에서 삭제하고, 올바른 분개장(Journal)을 선택하여 기록(Recording)하는 과정을 설명한다.

[동영상 내용 설명]
 1. KHH Red Line North에서 TYC Signal project의 비용전표(ER)이 섞여 있는 것을 찾는다.
 2. 해당 비용전표(ER)을 삭제 한다 (주의 - 분개장(Journal)에서만 삭제하는 것이다. 비용전표(ER) 자채를 삭제하는 것 아니다.)
    * 삭제한 비용전표 (ER2409-0186)은  묶음(Binding) 처리 완료 상태로, 곧 바로, 기록(Recording)만 하면 된다.
 3. 올바른 분개장(Journal)을 선택하고, 기간을 확인하면, 삭제하였던 비용전표 (ER2409-0186)가 나타난다.
 4. 해당 비용전표 (ER2409-0186)을 기록(Recording)한다. - 정확한 분개장(Journal)에 기록된다.

설명한 내용을 동영상에서 확인해 보자.

 잘못 바인딩(binding)된 비용전표(ER)을 수정하는 동영상 : 바인딩(Binding) 오류 수정 동영상 설명

==분개장: Journal==

Binding 작업을 하고 나면, 해당 기록은 분개장(Journal, sub-ledger)에 기록된다.

비용전표를 작성하고 나서, 회계담당자가 binding을 하면다음과 같이 집계됩니다.

바인딩은 회계담당자가 처리해야 되는 부분입니다.

ER 전표 승인이 나면, 다음과 같이 집계됩니다. (분개장)


 날짜: date는 ER(Expense Report)가 작성된 날짜입니다. 주의 사항은 영수증 날짜와 ER 날짜는 다릅니다. Accounting account는 “ME. Construction Meals & Entertainment”와 같은 명칭이 숫자로 표시된 것 입니다. 이 숫자는 글로벌 회계표준입니다. 해당 번호는 한국뿐만 아니라, 대만에서도 회계 구분용으로 동일하게 사용됩니다.

Subledger account를 통해서 TYC의 경우 3가지로 구분됩니다.

 -	TYC-TEMP
 -	TNN
 -	SB02
 -	기타 TPE Office: TPE-HQ

설명 내용 화면



=총계정원장 (Ledger)=

총계정원장(Ledger)는 설정 계정 모두를 볼 수 있는 내용이다.

쉽게 생각하면, 분개장(Journal)을 모아 놓은 것이 총계정원장(Ledger)이다.

[[Category:ERP]]