영수증 파일 편집하기

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= 영수증 처리 방법 =
영수증 파일 upload에 대한 내용입니다.

==주의사항==
비용전표(ER, Expense Report)를 처리하는 방법은 몇 가지가 있습니다.

그러나, 다른 업무와의 연동처리를 위하여, 반드시 다음의 방법으로만 영수증을 첨부(upload)하시기 바랍니다.

다른 방법을 사용할 경우, 재작성 혹은 reject합니다.

==영수증 upload==
영수증 첨부 방법

영수증은 다음 그림에서 처럼 비용전표(ER, Expense Report)에서 처럼 thumbnail로 나타나야 합니다.

* 올바른 영수증 파일 올리기를 한 경우, thumbnail이 보입니다.
[[file:ER_upload_receipt01.jpg|800px]]


==Attach the line to an uploaded document==
파일 attach는 line 기준으로 붙여 넣습니다. 모든 청구서 라인과 영수증 매칭을 위해서 attach '''uploaded new document now''' 을 사용합니다.

ER(Expense Report)를 작성하실 대, 아래 그램의 설명처럼 “uploaded new document now” 방법을 사용해서 작성해 주십시오. (자동 썸네일 생성)

원래, ER 1개당, 영수증은 1개만 사용하는 것이 원칙인데, 입력 편의를 위해서, 여러 장 영수증을 사용하므로, “Attach the line…”.으로 자료를 올려달라고 본사 회계팀의 요청이 있습니다.

 在之後撰寫費用報告（ER）時，請按照下圖所示的方法使用「 uploaded new document now 」功能。（自動生成縮略圖）
 原則上，每份費用報告應僅使用一張收據，但為了輸入方便，使用了多張收據，因此總公司會計部門要求使用「 Attach the line …」的方式上傳數據。

When writing an expense report (ER) later, please use the '''"uploaded new document now"''' function as shown in the figure belw. ('''Automatically generate thumbnails''')

In principle, only one receipt should be used for each expense report, but for the convenience of input, multiple receipts are used, so the accounting department of the head office requires the use of "uploaded new document now..." method to upload data.)

* 영수증 첨부는 uploaded new document now 메뉴를 사용합니다.

[[file:ER_upload_022.jpg|800px]]

파일 업로드를 하고 나면, 아래와 같이 정상적으로 thumbnails이 보입니다.

[[file:ER_upload_03.jpg|800px]]


다시 한번 주의사항을 환기합니다. 각 line별로 attach file이 되지 않으면, 비용전표(ER, Expense Report)는 재작성 하거나, Reject 됩니다.

 [참고]
 Attach the line to an uploaded document는 일단, '''uploaded new document now'''으로 여러 개의 파일을 올린 경우, 그 중에서 선택해서 붙여 넣을 때 사용하는 것입니다.
 상세한 내용이나 잘 안되는 것은 각 프로젝트의 회계담당자에게 문의 바랍니다. (Jung Young Eun(KHH), RongRong(TYC), Phoebe(TPE))

==영수증 처리 현황==
현재 업무 처리 현황과 ERP에서 변경하고자 하는 방안의 비교.

* 현재 업무 처리
# 비용발생(영수증)
# 내역 및 영수증을 회계담당 담당자에게 전송 (우편 모집)
# 회계 담당자가 내용 취합(엑셀, 경리월보), 우편으로 모인 영수증을 경리업체 제공(법적 보관 기간 3년)

작은 규모, 1개 지역의 프로젝트에서는 별다른 문제 없음.

그러나, 타오위엔/타이중/타이난과 같이 1개 프로젝트에서 여러 개 하위 서브 프로젝트가 있는 경우와 경리 업무 변경에 따른 혼선 및 착오 문제 발생

* 변경 업무 처리 (ERP활용)
# 비용 발생 (영수증)
# ERP 입력 (영수증 사진 upload), 영수증 원본 우편 발송 (자료는 이미 데이터로 원격지 처리 가능)


=== ERP사용 잇점===
# 회계담당자의 업무 중복 제거 - 각 영수증 사용자가 스스로 입력
# 단일 회계 담당자가 다수 프로젝트 관리 가능
# 경리월보 신규 작성 없음 (이미 발생 순서대로 작성된 것으로 자동 작성됨)
# 현지 회계 기장 업무 단순화 - 업체(프리미아)에서도 ERP에 접속하여, 작성 내용 유무 오류 스스로 발굴 문의 처리
# 현지 회계 법인 최소 비용 활용 - 업무과 일원화 되어, 경제적 기장 업체 선택 활용 가능 (단순, 신고 대행 수준)


* 회계담당자가 아닌, 일반 사용자('''PWO''')의 영수증 처리 사용예 (타오위엔 프로젝트)
[[file:PWO_usages_01.jpg|600px]]


* 회계담당자의 처리 현황 ('''PSO'''), '25년 3월 예
[[file:PWO_usages_02.jpg|600px]]

=== 현재 문제점===
1. '''이중작업''' - 본사에서 경리월보 기준을 요구하여 (ERP 자료 검증을 못함) ERP입력, 경리월보 작성 
 본사 회계팀과 지원본부(허승재이사님)에서 ERP만을 기준 자료로 사용하기로 함
 이중 작업의 문제점은 기존 경리월보 방식을 유지하면
 1) 현지 이중 작업 - 현지 프로젝트 멤버와 회계 담당자의 업무 반복 (취합, 정리 등)
 2) 사업부 이중 작업 - HR입력을 위해서 영수증 검증을 위해서 영업팀 및 지원팀 검증 작업 발생
 3) 본사 회계팀 이중 작업 - 사업부와 별개로 회계팀에서 또 다시 (영수증, 내역) 검사를 위해서 이중 작업

2. '''익숙함 부족'''
 이전의 작업 방식(경리월보)에 익숙하여, 변경하지 못함
 그러나, 운용 결과 익숙하지 못함의 문제이지, 업무 과정의 문제 아님 확인
 일부, 현지 인원은 업무가 사라짐에 따른 약간의 저항 있음. (신규 입사자는 잘 적응, 기존 업무자들이 문제)

기존 업무자의 저항과 여러 단계의 이중작업으로 실질적인 업무 보다는 단순 작업 및 오류 수정 등의 작업에 치중되어 업무 효율 저하



=영수증 자동추출=
영수증 자동 추출 엑셀 매크로 파일 사용 설명입니다.

원래는 ERP 업무 이관이 끝난 다음, ERP 사이트에서 구현되어야 하는 것인데, 이관이 늦어져서, 업무상 필요에 의해 임시로 만든 매크로입니다.

==사용 이유==
원래 ERP는 개인이 입력한 자료(비용전표)를 가지고 PM에게 결재를 요청하고, 결재가 완료된 비용전표가 회계 담당자가 처리하는 기준이 됩니다.

소규모 프로젝트 규모에서는 '''경리월보'''에서는 모집된 영수증을 기준으로 처리를 합니다. 즉, '''비용전표 기준'''인지, '''영수증 기준'''인지의 '''차이''' 때문에 새로운 창을 만들어 달라는 요구가 있습니다.

* 개별 입력 자료 자동 취합
프로젝트 멤버들이 작성한 비용전표내의 영수증 파일을 회계 담당자에게 e-mail이나 파일 전송 없이, ERP에서 확인하여 회계 담당자가 스스로 다운로드 하여 사용하도록 함

==사용 설명==
경리월보로 보고를 하는 경우, ERP자료를 자동으로 추출하여, 경리월보 형태로 바꾸어서, 바로 사용할 수 있도록 함.

===경리월보===
경리월보의 세부 사용 내용을 작성하게 되어 있다. 

경리월보의 세부 내역 sheet를 첨부된 자동추출 엑셀 메크로를 사용하여 대처 한다. 

* ERP 링크 형태도 제공 하므로, 필요시 경리월보에서 클릭을 통해서, 다운로드 없이 해당 영수증을 확인 할 수 있다.

* 영수증 파일이 필요한 경우, ERP에서 직접 다운로드 하여 사용할 수 있다.

===ERP 처리 기준===
ERP의 집계는 PM의 결재가 완료된 비용전표에 대해서만 처리 가능하다.

* ERP 처리 사항
#)	ERP에 영수증 입력 및 비용전표 작성 (일반 멤버)
#)	회계담당자(AM) 비용전표 검사
#)	'''PM(Project Manager) 결재'''
#)	회계담당자(AM) 결재 완료된 비용전표의 '''바인딩 및 accounting 작업 완료''' (중요)
 잘못된 binding은 파일 및 집계 오류를 발생시킨다. 


===경리월보 with 엑셀자동화===
 '''ERP에는 정상적으로 데이터가 기록되어 있다고 가정'''

#)	엑셀 프로그램(Extract_ERP_data6.xlsm) 에서, 사용자 ID/PW, 회계기간, 프로젝트 번호를 입력하고, LOGIN한다.
#)	자동으로 관련 사업 프로젝트를 탐색해서, 비용전표와 영수증 전표를 모은다.
#)	“Monthly Report” sheet에서 일자, 경리월보 항목(회계항목), 금액, 증빙(Receipt NO.)를 ERP 기준으로 작성해 준다
#)	회계 담당자는 3)의 리스트를 회사에 보고하는 경리월보에 복사 붙여 넣기를 한다.

※ 영수증은 직접 파일 전송을 하지 않아도, 링크를 통해서 사용할 수 있음

 상세 내용은 첨부된 엑셀파일에서 “HELP” sheet를 참조

[[file:automate_ER_01.jpg|1200px]]








[[분류:ERP]]